Algemene voorwaarden

Artikel 1 – Algemeen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, werkzaamheden en diensten van Sfeermaatjes.
Sfeermaatjes richt zich op het bieden van ondersteuning op het gebied van sociale veiligheid, bezoekersbegeleiding, sfeerbeheer, crowd support, signalering en rapportage tijdens evenementen.
Door het aangaan van een overeenkomst met Sfeermaatjes verklaart de opdrachtgever akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk door beide partijen zijn overeengekomen.

Artikel 2 – Offertes en overeenkomst

Alle offertes van Sfeermaatjes zijn vrijblijvend, tenzij anders vermeld.
Een overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte schriftelijk of digitaal heeft bevestigd.
De offerte bevat een omschrijving van de werkzaamheden, het aantal medewerkers, de inzetduur, tarieven en eventuele aanvullende afspraken.
Wijzigingen in de opdracht na bevestiging kunnen gevolgen hebben voor de planning en kosten.

Artikel 3 – Uitvoering van de dienstverlening

Sfeermaatjes voert haar werkzaamheden uit met zorg, professionaliteit en aandacht voor de veiligheid en beleving van bezoekers.
De dienstverlening kan bestaan uit onder andere:

sociale veiligheid;
bezoekersbegeleiding;
gastheerschap;
preventieve rondes en signalering;
ondersteuning bij conflictsituaties en de-escalatie;
lost & found ondersteuning;
crowd support;
ondersteuning van beveiliging, EHBO en organisatie;
rapportages en evaluaties;
coördinatie van Sfeermaatjes-teams.

Sfeermaatjes vervult een aanvullende rol binnen de veiligheid van een evenement en vervangt geen beveiligingsorganisatie, EHBO-organisatie of andere wettelijke veiligheidsverantwoordelijkheden van de opdrachtgever.

Aanvulling Artikel 3 – Uitvoering van de dienstverlening

De dienstverlening van Sfeermaatjes kan tevens bestaan uit:

Waterveiligheid en toezicht

toezicht houden rondom waterlocaties tijdens evenementen;
preventief signaleren van onveilige situaties;
aanspreken en informeren van bezoekers over veilig gedrag rondom water;
ondersteunen bij het handhaven van afgesproken veiligheidsrichtlijnen;
monitoren van drukte, watergebruik en risicosituaties;
samenwerken met organisatie, beveiliging en eventuele hulpdiensten bij incidenten.

Artikel 3A – Waterveiligheid

Sfeermaatjes kan worden ingezet ter ondersteuning van waterveiligheid tijdens evenementen waarbij bezoekers gebruikmaken van waterlocaties, zoals zwemwater, vijvers, plassen of andere recreatieve watergebieden.
De medewerkers van Sfeermaatjes worden ingezet voor preventie, toezicht, signalering en bezoekersbegeleiding rondom wateractiviteiten. De inzet wordt afgestemd op de afspraken met de opdrachtgever en de aard van het evenement.
De werkzaamheden van Sfeermaatjes bestaan voornamelijk uit:

preventief toezicht houden rondom waterlocaties;
bezoekers informeren en aanspreken op veilig gedrag;
signaleren van mogelijke risico’s of onveilige situaties;
melden van bijzonderheden bij de organisatie en/of verantwoordelijke partijen;
ondersteunen bij incidenten volgens de afgesproken procedures;
samenwerken en communiceren met de evenementorganisatie, beveiliging, EHBO en eventuele hulpdiensten.

De opdrachtgever en/of evenementorganisatie blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de algehele veiligheid rondom de waterlocatie, waaronder:

de inrichting en het beheer van de waterlocatie;
vergunningen en wettelijke verplichtingen;
het opstellen en uitvoeren van veiligheidsplannen;
de aanwezigheid van benodigde voorzieningen en reddingsmiddelen;
het aanwijzen van bevoegde verantwoordelijke partijen voor waterveiligheid.

Sfeermaatjes heeft uitsluitend een ondersteunende, preventieve en signalerende rol en neemt geen wettelijke of organisatorische eindverantwoordelijkheid over van de opdrachtgever, evenementorganisatie, bevoegde reddingsorganisaties of hulpdiensten.
Indien Sfeermaatjes situaties constateert die de veiligheid van bezoekers of medewerkers kunnen beïnvloeden, zal dit worden gemeld bij de opdrachtgever of de daarvoor aangewezen verantwoordelijke partij.
Indien omstandigheden leiden tot een onveilige werksituatie voor medewerkers van Sfeermaatjes, behoudt Sfeermaatjes zich het recht voor de werkzaamheden tijdelijk aan te passen of te onderbreken totdat passende maatregelen zijn getroffen.
Extra inzet, verlengde toezichturen of aanvullende werkzaamheden rondom waterveiligheid worden uitgevoerd in overleg met de opdrachtgever en kunnen als meerwerk worden gefactureerd conform de gemaakte tariefafspraken.

Artikel 4 – Verantwoordelijkheden opdrachtgever

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de algemene organisatie, vergunningen, veiligheidsplannen en wettelijke verplichtingen rondom het evenement.
De opdrachtgever zorgt voor:

duidelijke briefing en informatievoorziening;
toegang tot het evenemententerrein;
veilige werkomstandigheden;
noodzakelijke faciliteiten voor medewerkers van Sfeermaatjes.

Indien omstandigheden op locatie de veiligheid van medewerkers of bezoekers in gevaar brengen, behoudt Sfeermaatjes zich het recht voor werkzaamheden tijdelijk aan te passen of te onderbreken.

Artikel 5 – Personeelsinzet en planning

Na akkoord reserveert Sfeermaatjes medewerkers en capaciteit voor de uitvoering van de opdracht.
Het aantal ingezette medewerkers, de tijden en werkzaamheden worden vooraf overeengekomen.
Indien de opdrachtgever het aantal medewerkers of uren vermindert nadat de planning definitief is gemaakt, kan dit worden beschouwd als een gedeeltelijke annulering.
Extra ingezette uren of aanvullende werkzaamheden worden gefactureerd als meerwerk.

Artikel 6 – Annulering door opdrachtgever

Omdat Sfeermaatjes vooraf personeel inplant en voorbereidingen treft, gelden de volgende annuleringsvoorwaarden:

Meer dan 30 dagen voor aanvang evenement: kosteloos annuleren.
30 tot 14 dagen voor aanvang: 25% van de opdrachtsom wordt gefactureerd.
14 tot 7 dagen voor aanvang: 50% van de opdrachtsom wordt gefactureerd.
7 dagen tot 48 uur voor aanvang: 75% van de opdrachtsom wordt gefactureerd.
Binnen 48 uur voor aanvang of bij niet doorgaan zonder tijdige melding: 100% van de opdrachtsom wordt gefactureerd.

Artikel 7 – Verplaatsing of annulering evenement

Indien een evenement wordt verplaatst, zal Sfeermaatjes in overleg kijken naar de mogelijkheden voor een nieuwe datum.
Indien Sfeermaatjes beschikbaar is op de nieuwe datum, worden gemaakte voorbereidingskosten en eventuele prijsverschillen doorberekend.
Indien Sfeermaatjes niet beschikbaar is op de nieuwe datum, wordt de verplaatsing beschouwd als annulering.
Bij annulering door de opdrachtgever wegens bijvoorbeeld tegenvallende verkoop, weersomstandigheden, vergunningen of organisatorische redenen blijven de gemaakte afspraken en annuleringsvoorwaarden van kracht.

Artikel 8 – Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan iedere situatie waarop Sfeermaatjes redelijkerwijs geen invloed kan uitoefenen.
Hieronder vallen onder andere:

extreme weersomstandigheden;
overheidsmaatregelen;
pandemieën;
stakingen;
onverwachte veiligheidsrisico’s;
andere onvoorziene omstandigheden.

Partijen zullen in geval van overmacht gezamenlijk zoeken naar een passende oplossing.
Reeds gemaakte kosten, voorbereidingsuren en gereserveerde capaciteit kunnen worden doorberekend.

Artikel 9 – Facturatie en betaling

Facturatie vindt plaats volgens de afspraken opgenomen in de offerte.
Facturen dienen binnen 30 dagen na factuurdatum te worden voldaan.
Indien betaling uitblijft, ontvangt de opdrachtgever een betalingsherinnering met een aanvullende termijn van 14 dagen.
Na het verstrijken van deze termijn verkeert de opdrachtgever automatisch in verzuim.

Artikel 10 – Rente en incassokosten

Vanaf het moment van verzuim is Sfeermaatjes gerechtigd wettelijke rente in rekening te brengen.
Alle kosten die voortvloeien uit het innen van openstaande facturen, waaronder buitengerechtelijke incassokosten, komen voor rekening van de opdrachtgever.

Artikel 11 – Meerwerk

Werkzaamheden die niet vooraf zijn opgenomen in de overeenkomst worden beschouwd als meerwerk.
Hieronder vallen bijvoorbeeld:

extra medewerkers;
langere inzetduur;
aanvullende rapportages;
extra overlegmomenten;
aanvullende werkzaamheden op verzoek van de opdrachtgever.

Meerwerk wordt gefactureerd tegen de vooraf afgesproken projectkosten.

Artikel 12 – Rapportages en gegevens

Sfeermaatjes kan tijdens evenementen meldingen, observaties en bijzonderheden registreren.
Deze informatie wordt gebruikt voor evaluatie, verbetering van evenementen en rapportage richting opdrachtgever.
Sfeermaatjes gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens volgens de geldende wetgeving.

Artikel 13 – Aansprakelijkheid

Sfeermaatjes voert haar werkzaamheden professioneel en zorgvuldig uit.
Sfeermaatjes is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door omstandigheden buiten haar invloed.
De aansprakelijkheid van Sfeermaatjes is beperkt tot directe schade en maximaal tot het bedrag van de betreffende opdracht.

Artikel 14 – Geheimhouding

Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie die zij tijdens de samenwerking ontvangen.
Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

Artikel 15 – Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten met Sfeermaatjes is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen zullen zoveel mogelijk in onderling overleg worden opgelost.
Indien partijen niet tot een oplossing komen, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter.

Algemene voorwaarden

Artikel 1 – Algemeen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, werkzaamheden en diensten van Sfeermaatjes.

Sfeermaatjes richt zich op het bieden van ondersteuning op het gebied van sociale veiligheid, bezoekersbegeleiding, sfeerbeheer, crowd support, signalering en rapportage tijdens evenementen.

Door het aangaan van een overeenkomst met Sfeermaatjes verklaart de opdrachtgever akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk door beide partijen zijn overeengekomen.

Artikel 2 – Offertes en overeenkomst

Alle offertes van Sfeermaatjes zijn vrijblijvend, tenzij anders vermeld.

Een overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte schriftelijk of digitaal heeft bevestigd.

De offerte bevat een omschrijving van de werkzaamheden, het aantal medewerkers, de inzetduur, tarieven en eventuele aanvullende afspraken.

Wijzigingen in de opdracht na bevestiging kunnen gevolgen hebben voor de planning en kosten.

Artikel 3 – Uitvoering van de dienstverlening

Sfeermaatjes voert haar werkzaamheden uit met zorg, professionaliteit en aandacht voor de veiligheid en beleving van bezoekers.

De dienstverlening kan bestaan uit onder andere:

sociale veiligheid;

bezoekersbegeleiding;

gastheerschap;

preventieve rondes en signalering;

ondersteuning bij conflictsituaties en de-escalatie;

lost & found ondersteuning;

crowd support;

ondersteuning van beveiliging, EHBO en organisatie;

rapportages en evaluaties;

coördinatie van Sfeermaatjes-teams.

Sfeermaatjes vervult een aanvullende rol binnen de veiligheid van een evenement en vervangt geen beveiligingsorganisatie, EHBO-organisatie of andere wettelijke veiligheidsverantwoordelijkheden van de opdrachtgever.

Aanvulling Artikel 3 – Uitvoering van de dienstverlening

De dienstverlening van Sfeermaatjes kan tevens bestaan uit:

Waterveiligheid en toezicht

toezicht houden rondom waterlocaties tijdens evenementen;

preventief signaleren van onveilige situaties;

aanspreken en informeren van bezoekers over veilig gedrag rondom water;

ondersteunen bij het handhaven van afgesproken veiligheidsrichtlijnen;

monitoren van drukte, watergebruik en risicosituaties;

samenwerken met organisatie, beveiliging en eventuele hulpdiensten bij incidenten.

Artikel 3A – Waterveiligheid

Sfeermaatjes kan worden ingezet ter ondersteuning van waterveiligheid tijdens evenementen waarbij bezoekers gebruikmaken van waterlocaties, zoals zwemwater, vijvers, plassen of andere recreatieve watergebieden.

De medewerkers van Sfeermaatjes worden ingezet voor preventie, toezicht, signalering en bezoekersbegeleiding rondom wateractiviteiten. De inzet wordt afgestemd op de afspraken met de opdrachtgever en de aard van het evenement.

De werkzaamheden van Sfeermaatjes bestaan voornamelijk uit:

preventief toezicht houden rondom waterlocaties;

bezoekers informeren en aanspreken op veilig gedrag;

signaleren van mogelijke risico’s of onveilige situaties;

melden van bijzonderheden bij de organisatie en/of verantwoordelijke partijen;

ondersteunen bij incidenten volgens de afgesproken procedures;

samenwerken en communiceren met de evenementorganisatie, beveiliging, EHBO en eventuele hulpdiensten.

De opdrachtgever en/of evenementorganisatie blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de algehele veiligheid rondom de waterlocatie, waaronder:

de inrichting en het beheer van de waterlocatie;

vergunningen en wettelijke verplichtingen;

het opstellen en uitvoeren van veiligheidsplannen;

de aanwezigheid van benodigde voorzieningen en reddingsmiddelen;

het aanwijzen van bevoegde verantwoordelijke partijen voor waterveiligheid.

Sfeermaatjes heeft uitsluitend een ondersteunende, preventieve en signalerende rol en neemt geen wettelijke of organisatorische eindverantwoordelijkheid over van de opdrachtgever, evenementorganisatie, bevoegde reddingsorganisaties of hulpdiensten.

Indien Sfeermaatjes situaties constateert die de veiligheid van bezoekers of medewerkers kunnen beïnvloeden, zal dit worden gemeld bij de opdrachtgever of de daarvoor aangewezen verantwoordelijke partij.

Indien omstandigheden leiden tot een onveilige werksituatie voor medewerkers van Sfeermaatjes, behoudt Sfeermaatjes zich het recht voor de werkzaamheden tijdelijk aan te passen of te onderbreken totdat passende maatregelen zijn getroffen.

Extra inzet, verlengde toezichturen of aanvullende werkzaamheden rondom waterveiligheid worden uitgevoerd in overleg met de opdrachtgever en kunnen als meerwerk worden gefactureerd conform de gemaakte tariefafspraken.

Artikel 4 – Verantwoordelijkheden opdrachtgever

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de algemene organisatie, vergunningen, veiligheidsplannen en wettelijke verplichtingen rondom het evenement.

De opdrachtgever zorgt voor:

duidelijke briefing en informatievoorziening;

toegang tot het evenemententerrein;

veilige werkomstandigheden;

noodzakelijke faciliteiten voor medewerkers van Sfeermaatjes.

Indien omstandigheden op locatie de veiligheid van medewerkers of bezoekers in gevaar brengen, behoudt Sfeermaatjes zich het recht voor werkzaamheden tijdelijk aan te passen of te onderbreken.

Artikel 5 – Personeelsinzet en planning

Na akkoord reserveert Sfeermaatjes medewerkers en capaciteit voor de uitvoering van de opdracht.

Het aantal ingezette medewerkers, de tijden en werkzaamheden worden vooraf overeengekomen.

Indien de opdrachtgever het aantal medewerkers of uren vermindert nadat de planning definitief is gemaakt, kan dit worden beschouwd als een gedeeltelijke annulering.

Extra ingezette uren of aanvullende werkzaamheden worden gefactureerd als meerwerk.

Artikel 6 – Annulering door opdrachtgever

Omdat Sfeermaatjes vooraf personeel inplant en voorbereidingen treft, gelden de volgende annuleringsvoorwaarden:

Meer dan 30 dagen voor aanvang evenement: kosteloos annuleren.

30 tot 14 dagen voor aanvang: 25% van de opdrachtsom wordt gefactureerd.

14 tot 7 dagen voor aanvang: 50% van de opdrachtsom wordt gefactureerd.

7 dagen tot 48 uur voor aanvang: 75% van de opdrachtsom wordt gefactureerd.

Binnen 48 uur voor aanvang of bij niet doorgaan zonder tijdige melding: 100% van de opdrachtsom wordt gefactureerd.

Artikel 7 – Verplaatsing of annulering evenement

Indien een evenement wordt verplaatst, zal Sfeermaatjes in overleg kijken naar de mogelijkheden voor een nieuwe datum.

Indien Sfeermaatjes beschikbaar is op de nieuwe datum, worden gemaakte voorbereidingskosten en eventuele prijsverschillen doorberekend.

Indien Sfeermaatjes niet beschikbaar is op de nieuwe datum, wordt de verplaatsing beschouwd als annulering.

Bij annulering door de opdrachtgever wegens bijvoorbeeld tegenvallende verkoop, weersomstandigheden, vergunningen of organisatorische redenen blijven de gemaakte afspraken en annuleringsvoorwaarden van kracht.

Artikel 8 – Overmacht